Vymáhání faktur

vymáhání faktur
Vymáhání faktur

Problémy s  plněním řádně a včas jsou koloritem českého podnikatelského prostředí. Téměř každý český podnikatel se již setkal s tím, že mu nebyla včas proplacena faktura. Pětina pak své peníze nikdy neviděla. Jaké možnosti máte při vymáhání faktur?

Prevence je základ

I když se situaci, že vám obchodní partner neproplatí fakturu, nelze zcela vyhnout, existují kroky, které by měl každý podnikatel podniknout, aby těmto nepříjemnostem zabránil.

Základem je zjistit, s jakou společností uzavíráte zakázku. Projděte si výpis z jejího obchodního rejstříku a zjistěte, jaká je její vlastnická struktura, tedy s jakými lidmi vlastě podepisujete smlouvy. Prolustrujte si společnost ve veřejných registrech, abyste zjistili, zda nemá exekuce, a jestli jí nehrozí insolvence. Využít můžete např. centrální registr dlužníků.

Všechny smlouvy uzavírejte pokud možno písemně. I když je možné domlouvat se ústně, či vést komunikaci e-mailem, bude vymáhání faktur mnohem obtížnější, pokud nebudete moci předložit písemné důkazy. Vymáhání faktury bez smlouvy je pak v podstatě nerealizovatelné.

Ve smlouvě byste měli vždy uvádět výši ceny a datum její splatnosti a také termín dodání zboží či služeb. Kromě samotných smluv je vhodné mít k dispozici i předávací protokoly. Nechávejte si také písemně či alespoň e-mailem potvrdit, že druhá strana obdržela vámi zaslanou fakturu. Vaši odběratelé se pak nebudou moci vymlouvat, že ji nedostali.

Nejlepší varianta pro dodavatele je samozřejmě požadovat platbu předem. Na to však druhá strana nemusí vždy přistoupit. Požadujte proto alespoň zaplacení zálohy. U větších zakázek, které lze rozdělit na jednotlivá plnění, můžete rozdělit i fakturaci. Zajistíte si, že dostanete zaplaceno za každou etapu, jinak projekt nebude pokračovat dále. I vašim klientům může z hlediska cash flow vyhovovat, že zaplatí menší částky v průběhu delšího času.

V současné době lze faktury pojistit proti nesplácení.

Faktem zůstává, že s platební morálkou jsou podnikatelé v Česku dlouhodobě na štíru. Situaci rozhodně nepomohla světová pandemie a její ekonomické dopady. Když odběratelé neplatí dodavatelům, strhávají je do tzv. druhotné platební neschopnosti. Dodavatelé pak nemají hotovost, aby spláceli své vlastní pohledávky. Lze proto čekat, že vymáhání nezaplacených faktur a faktur po splatnosti se pro firmy stane každodenní realitou.

Výzva k úhradě faktury

I při největší obezřetnosti se vám může stát, že doba splatnosti dávno uplynula a peníze na účtu nemáte. Jak postupovat při vymáhání pohledávek?

Ne vždy je příčinou neuhrazení faktury skutečnost, že dlužník zaplatit nechce. Může prostě jen zapomenout, případně mu v tom brání jiné okolnosti. Po splatnosti faktury počkejte několik dní. Pokud vám do týdne dlužník nezaplatí, pošlete mu doporučeně upomínku s výzvou k úhradě.

V upomínce uveďte své identifikační údaje a informace, které se vztahují k nezaplacené faktuře (její číslo, výši nezaplacené částky, datum splatnosti, číslo účtu, kam peníze zaslat, příp. variabilní symbol).

Je možné, že své peníze pak dostanete rychleji. Případně se můžete s dlužníkem, který se ocitl ve finančních problémech, domluvit na uznání dluhu a splátkovém kalendáři.

Pokud však dlužník nereaguje, vymlouvá se či zcela odmítá komunikovat, je na čase přistoupit k dalším opatřením. Rozhodně nepokračujte v realizaci dalších objednávek, dokud vám klient nezaplatí. Můžete mu zaslat i další upomínku, ve které mu připomenete sankce, které jste si sjednali ve smlouvě. Může jít o úroky z prodlení, penále či smluvní pokuty. Pokud ani toto nezabere, bude vaším následujícím krokem tzv. předžalobní výzva.

Předžalobní výzva

Předžalobní výzva je nutná k tomu, aby vám v případném soudním sporu byla přiznána náhrada nákladů řízení. I když totiž spor vyhrajete, ale neposlali byste žalobní výzvu, nebude vám muset dlužník zaplatit soudní poplatky, odměnu advokáta apod. Žalobu můžete podat až po sedmi dnech po zaslání předžalobní výzvy. Vždy ji proto zasílejte doporučeně poštou na sídlo společnosti či poslední známou adresu fyzické osoby. Budete tak moci prokázat, kdy došlo k jejímu zaslání.

V předžalobní výzvě uveďte, jakou smlouvu jste s dlužníkem uzavřeli a řádně specifikujte její náležitosti – předmět dohody, termíny dodání, cenu a dobu splatnosti. Pohledávka musí být konkretizována tak, aby dlužník neměl pochybnosti, o jakou nezaplacenou fakturu se jedná. Ve výzvě pak uveďte, do kdy vám má klient dluh splatit (tedy určité nové datum splatnosti).  Sdělte mu, že v případě nezaplacení se neváháte obrátit na soud.

Další postup

Někteří podnikatelé mají hroší kůži, nebo jsou v takových problémech, že ani předžalobní výzva je nepohne k nápravě. Mnoho z nich spoléhá na to, že nakonec svá práva nebudete vymáhat. Co dělat v takovém případě? Můžete si vybrat jednu ze dvou cest.

Soudní vymáhání faktur

Po předžalobní výzvě vám nic nebrání obrátit se na soud. Měli byste však zvážit, zda budete potřebovat pomoc advokátní kanceláře. Minimálně je vhodná právní konzultace, kdy vám advokát sdělí, jakou pravděpodobnost máte, že v řízení uspějete. Např. zjistí, že došlo k promlčení nezaplacené faktury, a šance na její proplacení jsou tak značně snížené.

K soudu můžete podat klasickou žalobu. V žalobě musíte vždy uvést všechny skutečnosti, které se týkají vašeho případu, a doložit všechny důkazy, které máte k dispozici. Soudu tedy zašlete např. smlouvu, záznam elektronické komunikace, kopii upomínek a předžalobní výzvy, které jste dlužníkovi zaslali apod.

V některých případech lze podat platební rozkaz či elektronický platební rozkaz. Výhodou platebního rozkazu je rychlost řízení. Dlužník však proti němu může podat odpor, ve kterém dá najevo nesouhlas s vystavenou fakturou či jinými skutečnostmi. Pak soud nařizuje jednání stejně, jako kdyby byla podána standardní žaloba.

I v případě soudního sporu může věc skončit smírem, když se obě strany dohodnou na nějakém řešení. Může jít např. o dohodnutý splátkový kalendář. Smír musí schválit soud.

V případě, že spor vyhrajete a dlužník nezaplatí ani po vynesení rozsudku, bude na něj uvalena exekuce.

Vymáhání pohledávek mimosoudně

Soudní cesta je zdlouhavá a často nákladná. Mnoho podnikatelů se proto rozhodne pro prodej faktur inkasním agenturám. Na českém trhu působí mnoho společností, které se zabývají odkupem a vymáháním pohledávek. Pokud se rozhodnete pro prodej pohledávky, nečekejte. Čím dříve ji prodáte, tím více za ni utržíte. Firmě budete muset dodat kompletní dokumentaci, která se nezaplacené faktury týká. Nezaplacená faktura bez smlouvy samozřejmě snadno přeprodat nepůjde.

Výhodou při postoupení pohledávek je, že dostanete zpět alespoň nějakou částku a dále se nebudete muset o vymáhání starat. Stačí zaslat dlužníkovi oznámení o změně věřitele.

Na druhou stranu, o značnou část peněz přijdete. Vyberte si proto takovou agenturu, která vám za odkup faktur nabídne solidní cenu.