Jste samostatná účetní a víte, že správně nastavená smlouva o vedení účetnictví je základním stavebním kamenem každé kvalitní spolupráce. Bez ní riskujete nedorozumění, nejasnosti v odpovědnosti a možná i komplikace s platbami. Tento článek vám pomůže vytvořit smlouvu, která nejen ochrání vaše zájmy, ale také nastaví jasná pravidla hry – pro vás i vaše klienty.
Anebo stojíte na druhé straně, jste OSVČ či máte s.r.o., podnikáte a potřebujete delegovat účetnictví? Namísto dohody po emailu je mnohem lepší mít uzavřenou smlouvu o vedení účetnictví. Ta vám bude garantovat určité povinnosti účetní a zároveň zvýšuje právní ochrany obou stran.
Co musí obsahovat smlouva o vedení účetnictví a na co si dát při jejím uzavírání pozor?
Co je smlouva o vedení účetnictví
Smlouva o vedení účetnictví je dohoda, jejímž prostřednictvím podnikatel (OSVČ či firma) svěří zpracování účetních dokladů samostatné účetní nebo účetní firmě.
Ačkoli je vedení účetnictví svěřeno účetní firmě, každý živnostník či obchodní společnost má obvykle jednu účetní, s níž udržuje pravidelný kontakt.
Účetní pak eviduje příslušné doklady, na jejichž základě následně zpracovává daňová přiznání. U větších firem se tak děje pravidelně, u menších živnostníků spíše nepravidelně (zejm. přiznání k dani z příjmů fyzických osob za kalendářní rok).
K čemu slouží smlouva o vedení účetnictví
Smlouva o zpracování účetnictví slouží k delegaci vedení účetní agendy na třetí osobu (externistu), přičemž se může jednat o účetní firmu či drobného podnikatele (odborníka).
Účetní pro vás může zpracovávat buď část agendy, či vést komplexní účetnictví. Je tomu tak zejména u větších firem se zaměstnanci, kdy je potřeba řešit mzdovou problematiku, včetně odvodů na sociální a zdravotní pojištění.
Účetní firmy obvykle zpracovávají veškerou účetní, daňovou i mzdovou agendu.
Samostatné účetní mohou též vést komplexní účetnictví, nicméně, některé se specializují pouze na určité oblasti (např. zpracování mezd).
Pokud podnikatel s účetní uzavře smlouvu o vedení účetnictví, zvýší se jeho jistota, že podklady budou pravidelně zpracovávány, a to včetně včasného podání daňových přiznání.
Je však potřeba být s účetní v pravidelném kontaktu a poskytovat jí veškeré potřebné podklady a informace. V opačném případě by totiž účetní agenda nemusela být vedena správně.
Náležitosti smlouvy o zpracování účetnictví
Občanský zákoník neuvádí specifickou úpravu pro smlouvu o vedení účetnictví. Jedná se o tzv. nepojmenovanou smlouvu, tudíž ji můžete uzavřít jak ústně, tak písemně.
Za účelem vyšší právní jistoty vám však doporučujeme zvolit písemnou formu.
Smlouva by měla obsahovat zejména:
- identifikaci smluvních stran – jméno a příjmení, rodné číslo, adresu trvalého bydliště, popř. název, IČ, sídlo,
- specifikaci rozsahu služeb, které bude účetní poskytovat (vedení účetní, daňové či mzdové agendy),
- prohlášení odborné způsobilosti účetní (např. praxe, vzdělání),
- uvedení konkrétních činností, které bude účetní pro klienta provádět,
- stanovení odměny za vedení účetnictví,
- určení způsobu poskytování služeb (např. vlastní účetní software či účetní software klienta, elektronicky nebo písemně),
- povinnost součinnosti klienta (zejm. poskytování potřebných dokladů),
- odpovědnost za škodu za porušení povinností ze strany účetní,
- možnosti a způsoby ukončení smlouvy,
- datum, místo a podpis smluvních stran.
Dále můžete ve smlouvě stanovit sankce za porušení smlouvy (tj. smluvní pokutu), přístup do datové schránky klienta či povinnost mlčenlivosti.
Jelikož občanský zákoník nespecifikuje konkrétní práva a povinnosti, je obsah smlouvy z velké části na úvaze smluvních stran.
Rozsah poskytovaných služeb
Co se týče konkrétních činností, které lze zahrnout do účetní, daňové a mzdové agendy, může se jednat například o:
- účtování účetních dokladů,
- zpracování účetní závěrky,
- přípravu přiznání k dani z příjmů, dani z přidané hodnoty, silniční dani, dani z nemovitých věcí či spotřební dani,
- zpracování mezd zaměstnanců, včetně odvodů na sociální a zdravotní pojištění.
Je pouze na uvážení podnikatele, jak širokou agendu účetní svěří.
Ač se může zdát, že smlouvu o vedení účetnictví předkládá podnikatel účetní, kterou si zvolil, není tomu tak. V praxi tak činí nejčastěji sama účetní, tudíž doporučujeme podnikateli si pečlivě projít smlouvu, aby se seznámil se svými právy a povinnostmi.
Zpracování osobních údajů
Při vedení účetnictví, zejm. mzdové agendy, se zpracovávají osobní údaje (GDPR), které za tímto účelem klient účetní poskytuje. Jedná se například o jméno a příjmení, rodné číslo či adresu.
Smlouva by tudíž měla nakládání s osobními údaji upravovat. V opačném případě totiž klientovi hrozí sankce za porušení GDPR.
Výhody smlouvy o vedení účetnictví
S ohledem na přísnou daňovou právní úpravu se mnoho podnikatelů obává, že se při vedení účetnictví dopustí chyb, načež obdrží pokuty od finančního úřadu.
Zejména větší firmy mívají obvykle velké množství účetních dokladů, které je potřeba zpracovávat pravidelně, aby nedošlo k nedostatkům v daňovém přiznání.
Smlouva o vedení účetnictví slouží ke svěření účetní, mzdové a daňové agendy odborníkovi. Sice tím ztratíte určitou kontrolu nad svým podnikáním, ale naopak získáte vyšší jistotu, že účetní zpracuje doklady správně. V opačném případě totiž nese odpovědnost za způsobenou škodu.
Samozřejmě si můžete vést účetnictví sami či jej svěřit své vlastní účetní. Nicméně, v takovém případě vás to stojí čas, popř. náklady na pořízení účetního programu a mzdu účetní. Pakliže agendu svěříte externistům, můžete se více soustředit na své podnikání.
Zároveň podnikateli vznikne záruka za správně zpracované podklady. Avšak nezapomínejte na to, že je potřeba s účetní pravidelně komunikovat a poskytovat jí potřebné podklady a informace.
Pro koho je vhodná smlouva o vedení účetnictví
- Pro samostatné účetní, které mají více klientů (podnikatelů a menších s.r.o.).
- Pro OSVČ a podnikatele, kteří chtějí delegovat účetnictví.
Smlouva o vedení účetnictví dokáže být sepsaná tak, aby balancovala práva a povinnosti obou stran, zejména tedy povinnosti a odpovědnost účetní a na druhé straně garantovala jistoty OSVČ / podnikateli.
Kdo musí vést účetnictví
Zákon o účetnictví § 2 uvádí osoby, které mají povinnost zpracovávat účetnictví. V opačném případě budou pokutovány.
Jedná se například o:
- právnické osoby se sídlem v České republice,
- fyzické osoby, které jsou zapsány v obchodním rejstříku,
- fyzické osoby, jež mají obrat vyšší než 25 000 000 Kč ročně,
- některé zahraniční právnické osoby,
- svěřenecké fondy,
- investiční fondy.
Jelikož je účetní agenda poměrně rozsáhlá a složitá, OSVČ mohou vést pouze tzv. daňovou evidenci. Jedná se o zjednodušenou formu zpracování účetnictví. Vedou se v ní údaje o příjmech, výdajích, majetku a závazcích, které slouží jako podklad pro výpočet daně z příjmů fyzických osob za kalendářní rok.
Vzor smlouvy o zpracování účetnictví
Vzorový dokument smlouvy o vedení účetnictví je připraven s veškerou pečlivostí a je plně aktualizovaný pro rok 2024. Smlouva je právně platná a můžete si ji interaktivně doplnit o vlastní údaje a informace.
- Aktualizovaný vzor pro rok 2024.
- Sami si vzorový dokument doplníte a přizpůsobíte vlastním potřebám a zájmům.
- Návod, jak vyplnit smlouvu
VZOR SMLOUVY O VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
Vyplňování daňových přiznání a účetní agenda přidělává vrásky nejednomu podnikateli. Smlouva o vedení účetnictví s externí účetní firmou může nezkušeným podnikatelům ušetřit nejen čas, ale i peníze. Vzor smlouvy využijí především samostatní účetní a účetní firmy, které ji mohou použít opakovaně pro své klienty. Využijte vzorový dokument a upravte si vzor dle návodu a vašich potřeb.
Poslední aktualizace: 28. října 2024
