Smlouva o vedení účetnictví

smlouva o vedení účetnictví

Vyplňování daňových přiznání a účetní agenda přidělává vrásky nejednomu podnikateli. Smlouva o vedení účetnictví s externí účetní firmou může nezkušeným podnikatelům ušetřit peníze.

Kdo musí vést účetnictví?

Definic účetnictví je mnoho. Jde o metodu zjištění stavu majetku a jeho změn. Pomocí něj lze vyjádřit podnikatelskou činnost pomocí peněz. Dříve se používal pojem podvojné účetnictví, protože se účtuje podvojným způsobem ve smyslu „má dáti – dal“. Nyní se používá pouze pojem účetnictví. Jednoduché účetnictví (které využívají osoby samostatně výdělečně činné) se jmenuje daňová evidence.

Stát jako externí subjekt především využívá informace z účetnictví podnikatelů k tomu, aby jim vyměřil daně. Proto je v zákoně č. 563/1991 Sb. o účetnictví zakotvena povinnost vést účetnictví, jejíž porušení je sankcionováno pokutou.

Zákon o účetnictví definuje různé pojmy, které jsou k vedení účetnictví potřeba, a nastavuje pravidla pro jeho vedení. Stanovuje také, které subjekty jsou povinny účetnictví vést. Jedná se např. o právnické osoby se sídlem v České republice, některé fyzické osoby (podnikatelé, kteří jsou zapsáni do obchodního rejstříku, ti kteří mají obrat nad 25 milionů), některé zahraniční právnické osoby, svěřenecké a investiční fondy.

Má smysl smlouva o vedení účetnictví s externí firmou?

Mnoho podnikatelů má strach, že se při účtování dopustí chyb. Právní předpisy totiž nejsou v Česku právě přehledné a orientace v nich vyžaduje velkou dávku času, trpělivosti i zkušenosti.

Svěřit účetnictví do rukou externí účetní firmy sice znamená přenést kontrolu nad finančními toky firmy do rukou jiného subjektu, na druhou stranu v nich pracují profesionálové, kteří by se chyb neměli dopouštět. I když se jich dopustí, nesou pak odpovědnost za škodu, na kterou mají pojištění. To je základní motivací většiny osob pro to, aby byla uzavřena smlouva o vedení účetnictví.

Outsourcování účetnictví odbourává administrativu a umožňuje podnikatelům více se soustředit na vlastní podnikatelskou činnost.

Povinnosti vést účetnictví se nelze zprostit. Pokud si jej budete vést sami, bude vás to stát čas, který byste mohli využít jinak. Některé podnikatelé zaměstnávají své účetní či si musí pořídit software, ve kterém budou účetnictví vést. Toto vše představuje další náklady.

Při podávání vašich daňových přiznání si účetní firma pohlídá, že jsou správně uplatněny všechny slevy a bonusy na dani. Celkově tak může smlouva o vedení účetnictví pomoci podnikateli ušetřit.

Co všechno řeší smlouva o vedení účetnictví?

Externí účetní firmy zpracovávají vše od přiznání k dani z příjmů podle údajů z daňové evidence po vedení komplexního účetnictví. Bude tedy na vás, co všechno od nich budete chtít.

Pokud předáte firmě vedení celého účetnictví, počítejte s tím, že s ní musíte být v pravidelném kontaktu a předávat jí dokumenty potřebné pro výkon její činnosti.

Pokud máte v své obchodní společnosti zaměstnance, řídí se váš vztah zákoníkem práce. Vyplácíte zaměstnancům mzdu, dáváte jim dovolenou, dotýká se vás jejich sociální zabezpečení i zdravotní pojištění. Personální a mzdová agenda je poměrně složitá. Externí firmy poskytují i tyto služby.

Co obsahuje smlouva o vedení účetnictví?

Ve smlouvě je potřeba identifikovat smluvní strany, tedy kdo je účetní a kdo je jeho klient.

Účetní se ve smlouvě zavazuje, že bude pro klienta provádět určitou činnost. Například certifikovaný daňový poradce může pro klienta zpracovávat účetní, mzdovou a daňovou pokladnu. Činností, které pod tyto agendy spadají je mnoho. Účetní může vést účetní knihy, zpracovávat účetní závěrky, podávat daňová přiznání, nebo zpracovávat podklady, na základě nichž se vyplácí zaměstnanci mzda. Může za něj také zpracovávat faktury či pokladní doklady.

Do smlouvy je vhodné přímo zakotvit odpovědnost účetního za prováděné služby.

Klient za prováděné služby hradí odměnu, která je buď stanovena paušálně či za každou jednotlivou službu.

Od porušování povinností mohou strany odradit smluvní pokuty, které budou ve smlouvě zakotveny.

Strany by se také měly dohodnout, zda se smlouva uzavírá na dobu určitou či neurčitou, a jak se podává výpověď smlouvy o účetnictví.

Od roku 2018 platí Obecné nařízení na ochranu osobních údajů (GDPR). Při vedení účetní, daňové či mzdové agendy vystupuje účetní jako zpracovatel osobních údajů. Proto by smlouva o vedení účetnictví měla požadavky GDPR reflektovat.

Vzor smlouvy o vedení účetnictví

Zde můžete nalézt vzor smlouvy o vedení účetnictví.