I když stále existují advokátní kanceláře, které pracují s dokumenty v papírové podobě, roste počet těch, které dávají přednost uchovávání dokumentace na počítači. Na trhu existuje několik konkurenčních produktů, které nabízejí možnost vést elektronický advokátní spis. Papírové advokátní složky se tak pomalu ale jistě stávají minulostí.
Co je to elektronický advokátní spis
Vedení dokumentace
Advokáti jsou ze zákona povinni vést dokumentaci. Jsou povinni ji uschovávat po dobu pěti let, ode dne, kdy přestali klientovi poskytovat právní služby, poté by měla nastat skartace advokátních spisů.
Advokáti samozřejmě musí při zpracování osobních údajů postupovat v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů, což na ně klade další administrativní nároky.
Elektronický spis
Advokáti běžně používají datovou schránku a dokumenty vytvářejí v elektronické podobě. Také komunikace s klienty probíhá často online. Pokud advokátní kancelář ale nepoužívá žádný software na advokátní spis, bude se často potýkat s neefektivitou.
Některé advokátní kanceláře používají obecné informační systémy, které nejsou zaměřeny na práci advokáta. Jejich výhodou může být zejména cena. Nevýhodou může být jejich zabezpečení, protože advokáti by měli zabezpečit ochranu osobních údajů svých klientů.
Nicméně na trhu působí množství produktů, které se přímo orientují na advokátní kanceláře. Snaží se zejména propojovat s různými rejstříky či datovými schránkami, tak aby co nejvíce ulehčily advokátním kancelářím administrativu.
Výhody elektronického spisu
Čas jsou peníze. Největší výhodou vedení elektronického spisu je především časová úspora při vyhledávání dokumentů a dalších úkonech. Mezi funkce elektronického spisu patří archivace dokumentů a vyúčtování úkonů advokátů.
Elektronické systémy umožňují snadnější orientaci v různých verzích dokumentu, což se hodí, pokud se na jeho tvorbě nepodílí jedna osoba. Většinou nabízí přehledné možnosti revizí a úprav.
Zároveň hlídají lhůty, termíny a další úkony, takže dovolují advokátům soustředit se plně na právnickou práci, místo na administrativu.
Snadné sdílení informací mezi kolegy může pomoci je také jednou z výhod, které advokátní spis pro advokáty nabízí.
Nicméně aby byl advokátní systém pro právnické kanceláře skutečně přínosem, musí být přehledný a jeho používání intuitivní a jednoduché. V opačném případě může naopak elektronický spis advokáta spíš při práci zdržovat.
Recenze jednotlivých produktů a porovnání cen
Evolio
Zřejmě nejpokročilejší nástroj pro malé a střední kanceláře (1-40 lidí). Oceňujeme propracované vedení běžné agendy – intuitivní práci, snadné přiřazování datových zpráv, e-mailů, dokumentů k advokátnímu spisu, hromadné podávání EPR či přihlášek do insolvencí.
Na Evoliu se nám líbí zaměření na oblast vykazování práce s řadou šikovných funkcí. Jejich cílem je, aby advokát vykázal maximum provedených činností, ušetřil si čas a nervy.
Tvůrci Evolia vytvořili balíčky pro začínající AK, zároveň nabízí i prémiové balíčky pro větší kanceláře. I když to může vypadat divoce, zdá se, že v praxi takové rozdělení skvěle funguje. Výhodou je, že základní verze je zdarma bez časového omezení (do 3 uživatelů) a přitom obsahuje všechny podstatné funkce (například neomezené hlídání insolvenčního rejstříku).
V prémiových balíčcích se pak Evolio zaměřuje na potřeby větších advokátních kanceláří. Najdete tu nástroje pro ušetření rutinních činností, týmovou práci, reporting, automatizaci a řadu dalších užitečných funkcí. V ceně balíčků je také modul pro správu pohledávek.
Dobrou zprávou je, že Evolio vyniká v množství dokumentace a vzdělávacích materiálů. Zvýší se tím vaše šance, že jej budete využívat naplno.
Ve zkratce: příjemné na ovládání, vyspělé, neustále zlepšované. Cena za uživatele podle jejich počtu vyjde na 650 – 300 Kč za měsíc. Základní verze je do 3 uživatelů zdarma.
ADVOKÁTNÍ SPIS
ADVOKÁTNÍ SPIS je software od společnosti ATLAS consulting spol. s r.o., která mimo jiné vyvíjí právní informační systém CODEXIS. Ten je velmi rozšířený a oblíbený nejen mezi advokáty.
Aplikace ADVOKÁTNÍ SPIS umožňuje základní orientaci ve spise a provádění vyúčtování. Umí archivovat starší verze dokumentů. Je propojena s veřejnými databázemi jako je katastr nemovitostí či insolvenční rejstřík. Dále je schopna zasílat upozornění na změny v soudních kauzách na portálu InfoSoud. Je možné ji propojit s datovou schránkou, nicméně to nejde v základním nastavení.
Cena za single verzi činí 18 000 Kč. Pro advokátní kancelář s deseti uživateli by pak byla 35 000 Kč. Velká advokátní kancelář s více než 50 advokáty zaplatí 70 000 Kč.
SingleCase
Aplikace SingleCase je oblíbený cloudový systém pro menší advokátní kanceláře. Zálohuje data na serverech Amazonu v Německu. Kromě správy dokumentů umožňuje snadno vykazovat hodiny práce, tak aby měl advokát vždy přehled o vykonané práci a snadno tak vyplnil faktury a informoval klienta.
Dokáže kopírovat zprávy z datové schránky a pošty do systému, lze ji propojit s aplikací ARES a dalšími rejstříky.
Pro jednoho uživatele stojí používání aplikace SingeCase 899 Kč měsíčně.
MyCase
V zahraničí populární software MyCase je velmi jednoduchý na ovládání. Integruje všechny informace, které potřebujete k vedení případu: kalendář, e-maily, dokumenty i faktury. Grafické rozhraní je velmi intuitivní.
Existuje však pouze v angličtině, takže není orientovaný na české prostředí. Nepropojuje se tedy s různými rejstříky či datovými schránkami. Je vhodný především pro samostatné advokáty, kterým ušetří čas při zvládání nezbytné administrativy.
Za měsíc zaplatíte 39 USD, pokud si předplatíte aplikaci na rok. Jinak vás bude stát o deset dolarů měsíčně více.
Advokátní agenda
Software Advokátní agenda je cílen především na velké kanceláře. Kromě archivace a správy dokumentů, umožňuje provádět fakturaci, sledovat výkonnost jednotlivých zaměstnanců, vytvářet a kontrolovat úkoly.
Měsíčně jeden uživatel za používání Advokátní agendy zaplatí 920 Kč.
