Podnikáte a odběratelé vám nehradí faktury? Nechcete hned přistupovat k soudnímu vymáhání? K čemu slouží upomínka nezaplacené faktury? Jaké má mít náležitosti? Mnohdy dlužníci na termín splatnosti pouze zapomenou, tudíž jejich upomenutí může být účinné. Jak ale postupovat, když nepomohou ani upomínky?
Jak vymáhat nezaplacené faktury
Co když někdo nezaplatí fakturu? Zejména ve vztazích mezi podnikateli odběratel na úhradu čas od času zapomene. Nicméně, je možné i to, že podnikatel nemá na úhradu dlužné částky kapitál. Jakým způsobem se nezaplacená faktura vymáhá? Můžete tak učinit soudní i mimosoudní cestou.
Soudní vymáhání pohledávek je samozřejmě účinnější, ale počítejte se soudními poplatky, včetně nákladů na případné právní zastoupení. Zároveň své peníze neobdržíte ihned, jelikož je nejprve potřeba o vašem nároku pravomocně rozhodnout a následně soudní rozhodnutí vykonat (nejčastěji exekučně).
Mimosoudní vymáhání je oproti tomu méně nákladné, a to jak finančně, tak časově. První a nejsnazší krok k možnému vymožení dlužné částky představuje výzva k úhradě faktury neboli upomínka. Nicméně, ne vždy budete úspěšní.
Upomínka nezaplacené faktury
Upomínka nezaplacené faktury je výzva směřovaná vůči odběrateli, aby uhradil dlužnou částku, která je po splatnosti. Slouží k připomenutí úhrady dlužníkovi a zároveň může mít „odstrašující“ efekt, kdy se dlužník zalekne možného soudního vymáhání.
1. upomínka se obvykle činí velmi neformálně, a to buď telefonicky, nebo e-mailem.
Ovšem chcete-li mít vyšší právní jistotu, můžete upomínku doručit odběrateli datovou schránkou. Lze využít i poštovní služby, přičemž je vhodné zvolit doporučené psaní do vlastních rukou.
Pakliže dlužník nebude reagovat na 1. upomínku, je možné, že na ni zapomněl či se mu ztratila v korespondenci. Děje se tak zejména u telefonické a e-mailové komunikace. Může tedy následovat 2. upomínka, popř. dokonce 3.
Úhrada faktur je povinností odběratele, nikoli vaší. Vymáhání pohledávek, tedy upomínání dlužníka, je až důsledkem jeho nekonání, resp. opomenutí.
Jak napsat upomínku na nezaplacenou fakturu
Nevíte, co napsat do upomínky?
Jelikož se jedná pouze o komunikaci mezi vámi a odběratelem, zákon nestanovuje obsah ani formu upomínky.
Měla by obsahovat zejména:
- číslo nezaplacené faktury,
- popis poskytnuté služby či zakoupeného zboží,
- dlužnou částku (cenu služby nebo zboží),
- splatnost faktury,
- výzvu k úhradě faktury, včetně přiměřené lhůty pro úhradu,
- datum, místo a podpis věřitele.
Znění může vypadat například takto:
Vážený pane XY,
obracím se na Vás ohledně úhrady faktury číslo 202XXXXXX na částku 20 000 Kč se splatností ke dni XX. YY. ZZZZ.
Dlužná částka Vám byla vyfakturována na základě ruční výroby skříně XY, přičemž do dnešního dne neeviduji z Vaší strany ani částečnou úhradu.
Vyzývám Vás k zaplacení částky ve výši 20 000 Kč, a to ve lhůtě 14 dní ode dne doručení této upomínky.
V Praze dne XX. YY. ZZZZ
Podpis věřitele
Samozřejmě můžete, zejména s ohledem na dlouhodobé obchodní vztahy, zvolit i méně formální znění.
Upomínka nezaplacené faktury bývá účinná zejména z hlediska připomenutí úhrady odběrateli, který na ni zapomněl. Další variantou je, že se dlužník zalekne možného soudního vymáhání, a tudíž dojde k brzkému zaplacení dlužné částky.
Předžalobní upomínka
Pakliže odběratel neuhradí dlužnou částku na základě 1., 2. nebo dokonce 3. upomínky, nezbývá vám nic jiného než soudní vymáhání faktury.
Než však podáte žalobu na úhradu dlužné částky, doporučujeme vám zaslat odběrateli předžalobní upomínku.
Předžalobní výzva (někdy také poslední upomínka) není podmínkou pro následné podání žaloby o zaplacení dlužné částky, resp. návrhu na vydání platebního rozkazu, popř. EPR. Nicméně, může pro vás být velmi výhodná, konkrétně z hlediska náhrady nákladů na soudní spor.
Žalobce, který měl úspěch v řízení o splnění povinnosti, má právo na náhradu nákladů řízení proti žalovanému, jen jestliže žalovanému ve lhůtě nejméně 7 dnů před podáním návrhu na zahájení řízení zaslal na adresu pro doručování, případně na poslední známou adresu výzvu k plnění.
§ 142a občanského soudního řádu
Zašlete-li dlužníkovi alespoň 7 dní před podáním žaloby předžalobní upomínku a posléze budete ve sporu úspěšní, máte právo na náhradu nákladů soudního řízení.
To znamená, že vydá-li soud rozsudek ve váš prospěch, žalovaný vám bude povinen uhradit náhradu nákladů, které jste vynaložili v souvislosti se soudním řízením. Jedná se o soudní poplatek a náklady na právní zastoupení.
Soudní poplatek činí za podání návrhu na vydání elektronického platebního rozkazu 800 Kč, pakliže dlužná částka není vyšší než 20 000 Kč. V opačném případě představuje poplatek 4 % z dlužné částky.
To znamená, že pokud chcete prostřednictvím EPR vymáhat 50 000 Kč, uhradíte soudní poplatek ve výši 2 000 Kč (4 % z 50 000 Kč).
Za podání žaloby, resp. návrhu na vydání platebního rozkazu, je potřeba zaplatit soudní poplatek v částce 1 000 Kč, pakliže nevymáháte více než 20 000 Kč. Pokud ano, činí poplatek 5 % z dlužné částky.
Vymáháte-li tedy 50 000 Kč, uhradíte soudní poplatek za podání žaloby ve výši 2 500 Kč (5 % z 50 000 Kč).
Pro přiznání náhrady nákladů soudního řízení není podstatné prokázání doručení předžalobní upomínky dlužníkovi, ale pouze její odeslání. Proto vám doporučujeme ji zaslat odběrateli prostřednictvím datové schránky, popř. doporučeného psaní s dodejkou.
Náležitosti předžalobní upomínky
Předžalobní výzva musí obsahovat:
- identifikaci věřitele – jméno a příjmení, datum narození (rodné číslo), adresa trvalého bydliště, kontaktní údaje, popř. název, IČ, sídlo (platí pro právnické osoby),
- identifikaci dlužníka,
- číslo faktury, kterou vymáháte,
- popis zakoupeného zboží, popř. poskytnuté služby,
- cenu zboží nebo služby, tj. dlužnou částku,
- datum splatnosti faktury,
- výzvu k úhradě dluhu, včetně přiměřené lhůty k plnění,
- upozornění, že pokud nedojde k úhradě dluhu, věřitel přistoupí k soudnímu vymáhání,
- datum, místo a podpis věřitele.
Promlčení neuhrazené faktury
Promlčecí lhůta činí 3 roky a běží ode dne následujícího po dni splatnosti faktury.
To znamená, že pokud se do tří let od data splatnosti neobrátíte na soud, tj. nepodáte žalobu, může dojít k promlčení faktury (tedy vašeho nároku). A to za předpokladu, že dlužník uplatní námitku promlčení.
Upomínka nezaplacené faktury ani předžalobní výzva nemají na běh promlčecí lhůty vliv. To znamená, že i když je odběrateli zašlete, promlčecí lhůta se neprodlužuje.
Promlčecí lhůta se prodlužuje v případě podpisu uznání dluhu či splátkového kalendáře ze strany dlužníka, přičemž činí 10 let. Začíná běžet dnem podpisu příslušného dokumentu.
Postup při vymáhání pohledávek
Jelikož zákon nestanovuje jednoznačný postup mimosoudního vymáhání pohledávek, vytvořili jsme za účelem lepší přehlednosti možné kroky, jak tak učinit.
Nejprve je potřeba, aby se neuhrazená faktura stala splatnou.
Následuje:
- 1. upomínka,
- 2. upomínka,
- případně též 3. upomínka,
- předžalobní výzva,
- žaloba na úhradu dlužné částky, resp. návrh na vydání platebního rozkazu (popřípadě návrh na vydání elektronického platebního rozkazu),
- vydání soudního rozhodnutí, které se stane pravomocným a vykonatelným,
- soudní výkon rozhodnutí nebo exekuce.
V případě upomínek a předžalobní výzvy je potřeba určit dlužníkovi přiměřenou lhůtu k plnění. Nejčastěji se jedná o 7 – 14 dní. Až po jejím uplynutí můžete přistoupit k dalšímu kroku.
Upomínání dlužníka není ze zákona povinné, tudíž vůči němu můžete ihned podat žalobu k soudu, ale z hlediska případných nákladů, je vhodnější zvolit nejprve mimosoudní cestu.
