Povinnosti zaměstnavatele při skončení pracovního poměru

povinnosti zaměstnavatele při skončení pracovního poměru

Když se ukončuje pracovní poměr, nestačí jen předat klíče a odhlásit přístup zaměstnance. Jako zaměstnavatel musíte řešit i řadu administrativních a zákonných kroků. Postup při ukončení pracovního poměru se prolíná skrz předání výstupních dokumentů až po vyrovnání závazků při ukončení pracovního poměru. Zaměstnanec musí obdržet např. zápočtový list nebo potvrzení o zaměstnání.

Co musí zaměstnavatel vydat při skončení pracovního poměru

Při skončení pracovního poměru má zaměstnavatel povinnost vydat zaměstnanci výstupní dokumenty. Současně musí dojít k vyrovnání nároků (např. mzda a nevyčerpaná dovolená) a závazků (např. vrácení svěřených věcí).

Výstupní dokumenty

Zaměstnanec má při odchodu ze zaměstnání nárok na:

  • zápočtový list,
  • potvrzení o zdanitelných příjmech,
  • evidenční list důchodového pojištění (ELDP),
  • výstupní list zaměstnance,
  • předávací protokol,
  • posudek o pracovní činnosti,
  • potvrzení o zaměstnání z DPP nebo DPČ,
  • likvidaci osobních údajů (GDPR).

Nároky a vyrovnání závazků při ukončení pracovního poměru

Kromě dokumentů je nutné zaměstnanci také vyplatit vše, na co má nárok, a ujistit se, že vrátil všechny svěřené věci. Jedná se zejména o:

  • mzdu do posledního dne,
  • odstupné (pokud náleží),
  • proplacení nevyčerpané dovolené,
  • vrácení svěřených věcí.

Zápočtový list

Zápočtový list neboli potvrzení o zaměstnání musí zaměstnavatel vydat ihned při skončení pracovního poměru. Je to nejdůležitější dokument, protože bez něj nemůže zaměstnanec doložit např. dobu pojištění nebo typ úvazku (určí jej pracovní smlouva – plný nebo částečný).

U brigád na dohodu (DPP, DPČ) se zápočtový list vydává také, ale pouze na žádost zaměstnance.

Jak vypadá zápočtový list

Je to dokument obsahující údaje o:

  • trvání zaměstnání (např. 5 let),
  • druhu vykonávané práce (např. administrativní činnost),
  • důvodu ukončení (např. dohoda o ukončení pracovní smlouvy),
  • o čerpání mateřské dovolené či nemocenské.

Zápočtový list slouží jednak novému zaměstnavateli, jednak úřadu práce. Konkrétně pro účely důchodového a nemocenského pojištění.

Potvrzení o zdanitelných příjmech

Zaměstnavatel je povinen vystavit zaměstnanci potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti. Tento dokument zaměstnanec potřebuje například při ročním zúčtování daně u nového zaměstnavatele nebo při podání daňového přiznání.

Potvrzení obsahuje přehled hrubé mzdy, zaplacených záloh na daň, uplatněných daňových slev a případných daňových bonusů. Zaměstnavatel ho nemusí vydat ihned při skončení pracovního poměru, ale má povinnost ho doručit nejpozději do konce ledna následujícího roku.

Evidenční list důchodového pojištění

Zaměstnavatel má povinnost vydat a zaslat evidenční list důchodového pojištění (ELDP) na Českou správu sociálního zabezpečení. Zároveň by měl zaměstnanci vydat jeho kopii. Evidenční list je důležitý pro následný výpočet důchodu. Uvádí se v něm mimo jiné výše vyměřovacích základů (např. měsíční hrubá mzda) nebo počet dní pojištění (např. kolik dní zaměstnanec během roku pracoval).

Výstupní list zaměstnance a předávací protokol

Výstupní list zaměstnance je interní dokument, který slouží k potvrzení, že zaměstnanec odevzdal všechny svěřené věci a splnil své povinnosti před odchodem. Svěřenými věcmi jsou např. notebook, přístupová karta a pracovní pomůcky. Výstupní list pomáhá zajistit právní jistotu obou stran a předejít sporům.

Měl by obsahovat:

  • identifikaci smluvních stran – jméno a příjmení, rodné číslo, adresu trvalého bydliště (název, IČO a sídlo – v případě právnických osob),
  • seznam vráceného majetku,
  • stav a poznámky k předaným věcem,
  • informaci o předání dokumentace,
  • záznam o výstupní zdravotní prohlídce (pokud se prováděla vstupní nebo šlo o rizikovou práci),
  • datum, místo a podpis zaměstnance i zaměstnavatele.

Výstupní list bývá často doplněn o předávací protokol, kde jsou jednotlivé věci k předání detailně popsány, včetně jejich stavu.

Posudek o pracovní činnosti

Posudek o pracovní činnosti obsahuje stručné zhodnocení výkonu práce, schopností či chování zaměstnance. Nový zaměstnavatel ho může od uchazeče o nové zaměstnání vyžadovat.

Vydání tohoto dokumentu není pro zaměstnavatele povinné. Musí ho vydat pouze, pokud o něj zaměstnanec požádá do 15 dnů ode dne, kdy byl pracovní poměr ukončen.

Povinnosti zaměstnavatele při ukončení DPP a DPČ

U dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ) se pravidla pro dokumenty při odchodu ze zaměstnání trochu liší. Pokud o to zaměstnanec nepožádá, nemusí zaměstnavatel vydat žádný dokument. Pokud ale zaměstnanec požádá, je zaměstnavatel povinen vydat: potvrzení o zaměstnání a potvrzení o zdanitelných příjmech.

U DPP se nevystavuje evidenční list důchodového pojištění, pokud zaměstnanec nepřesáhl měsíční limit výdělku (pro rok 2025 činí limit 11 500 Kč). V případě dohody o provedení pracovní činnosti se ELDP vystavuje častěji, zejména pokud zaměstnanec odváděl sociální pojištění. U DPČ vzniká v roce 2025 účast na pojištění při příjmech nad 4 500 Kč měsíčně.

Likvidace osobních údajů (GDPR)

I po skončení pracovního poměru musí zaměstnavatel myslet na to, jak zachází s osobními údaji bývalého zaměstnance. Podle pravidel GDPR smí uchovávat jen ty údaje, které potřebuje např. pro daňové, účetní nebo pracovněprávní účely. Vše ostatní by mělo být bezpečně smazáno nebo anonymizováno, jakmile pominou právní důvody pro jejich uchování (např. účetní doklady – 30 let).

Výplata mzdy

Zaměstnanec má nárok na mzdu nebo plat za všechny odpracované dny až do skončení pracovního poměru. Zaměstnavatel mu musí mzdu vyplatit ve stejném výplatním termínu jako obvykle, pokud se nedohodnou jinak.

Pokud zaměstnavatel mzdu nevyplatí, porušuje tím zákoník práce. Zaměstnanec se může obrátit na inspektorát práce nebo podat žalobu k soudu. V krajním případě může požadovat i náhradu škody nebo úroky z prodlení.

Odstupné

Odstupné je jednorázová částka, na kterou má zaměstnanec nárok, pokud odchází z důvodů na straně zaměstnavatele (např. nadbytečnosti nebo organizační změny).

Výše odstupného se odvíjí od délky pracovního poměru a může činit jeden až tři měsíční průměrné výdělky. V některých případech (např. ztráta zdravotní způsobilosti) může být i vyšší (dvanáctinásobek).

Nevyčerpaná dovolená

Pokud zaměstnanec nestihl vyčerpat všechnu dovolenou, zaměstnavatel mu ji musí proplatit. Nárok se počítá poměrně podle odpracované části roku.

Proplacená dovolená se přičítá k poslední výplatě a je zdaněná jako běžná mzda. Nepřevádí se do nového zaměstnání. Jde čistě o vyrovnání závazků při ukončení pracovního poměru.

Zaměstnanec ukončil pracovní poměr 31. srpna a do té doby si vybral jen 8 dní z celkových 20 dnů dovolené. Zbývajících 12 dní mu zaměstnavatel proplatí v rámci zářijové výplaty.

Co se dává při odchodu ze zaměstnání

Povinnosti při odchodu ze zaměstnání mohou být náročnější, než by se zprvu mohlo zdát – zápočtový list, ELDP, potvrzení o příjmech, ale také odstupné nebo proplacení dovolené. Co je povinností zaměstnavatele a na co nezapomenout při ukončení pracovního poměru si lze snadno zkontrolovat podle přehledu povinností a dokumentů, který jsme pro vás vytvořili.

Každý dokument má svůj význam. I výstupní dokumenty totiž mohou ovlivnit, jak rychle zaměstnanec získá novou práci nebo jestli dostane všechny peníze, které mu patří.

Nejčastější otázky a odpovědi

Při ukončení pracovního poměru zaměstnavatel vydává zaměstnanci především zápočtový list, evidenční list důchodového pojištění a potvrzení o zdanitelných příjmech. Volitelně zaměstnanec obdrží rovněž výstupní list a posudek pro nového zaměstnavatele. S úhradou poslední mzdy, která obsahuje i nevyčerpanou dovolenou, zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci rovněž výplatní pásku.

Výstupní dokumenty je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci bezodkladně, nejpozději však v den ukončení pracovního poměru. Dnem ukončení pracovního poměru se rozumí poslední den, kdy je zaměstnanec na pracovišti. Poslední den na pracovišti je obvykle stejný jako den ukončení pracovní smlouvy. Výjimkou je pouze dovolená či nemoc zaměstnance. V takovém případě si zaměstnanec výstupní dokumenty vyzvedne v den ukončení smlouvy, popř. mu je zaměstnavatel zašle poštou.

Zákoník práce neukládá zaměstnavateli povinnost vydat dohodáři při ukončení zaměstnání výstupní dokumenty. Pouze, když o to, zaměstnanec požádá, vystaví mu zaměstnavatel potvrzení o zaměstnání a potvrzení o zdanitelných příjmech. Evidenční list důchodového pojištění se poskytuje pouze, jestliže dohodář odváděl pojistné na sociální zabezpečení. U DPČ činí limit pro platbu pojistného 4 500 Kč, v případě DPP se pojištění odvádí při překročení 11 500 Kč.

Zaměstnanec je povinen vrátit zaměstnavateli veškeré věci, které mu byly svěřeny, včetně pracovních pomůcek a nástrojů. O vrácení svěřených věcí se vyhotovuje předávací protokol, který tvoří součást výstupního listu zaměstnance. Zvyšuje se tak právní jistota zaměstnavatele, pokud by věci byly poškozené a požadoval by od zaměstnance náhradu škody. Zaměstnanec je rovněž chráněn, protože má doklad o vrácení svěřených věcí.

Poslední aktualizace: 19. června 2025

5/5 - hodnocení čtenářů