Zvláště pro OSVČ a menší zaměstnavatele může být náročné zajistit řádné vedení mzdové agendy. To představuje příležitost pro samostatné účetní, jež mohou těmto zaměstnavatelům nabízet své služby. Základ takové spolupráce představuje smlouva o vedení mzdové agendy, umožňující transparentní vymezení práv a povinností obou stran.
Správně sepsaná smlouva o vedení mzdové agendy tak snižuje riziko potencionálních sporů mezi stranami a přispívá k větší právní jistotě všech zúčastněných.
Co musí tato smlouva obsahovat? A na co si dát pozor?
Co je smlouva o vedení mzdové agendy
Smlouva o vedení mzdové agendy je dohoda, na jejímž základě zpracovává mzdovou agendu pro podnikatele externí specialista (mzdový účetní nebo účetní firma).
Tato mzdová agenda zahrnuje účetní, daňové a právní povinnosti spojené s vyplácením mezd zaměstnancům (např. výpočet mzdy, povinné odvody na pojistné, zálohy na daň).
S tím úzce souvisí i personální agenda, která se zaměřuje na povinnosti zaměstnavatele v souvislosti s přijímáním a propouštěním zaměstnanců, jakož i jejich evidencí.
To v praxi znamená zejména přípravu a aktualizaci pracovních smluv a dohod, jakož i evidenci zaměstnanců a podávání hlášení pojišťovnám a příslušným úřadům.
Pro koho je smlouva o vedení mzdové agendy vhodná
Uzavření smlouvy o vedení mzdové agendy může být výhodné zvláště pro menší podnikatele.
Externí správa mezd (neboli správa mezd pro firmy), kdy výkon přebírá externí mzdový účetní či účetní společnost, představuje způsob jak ušetřit vlastní čas a prostředky.
Zároveň je zajištěno profesionální vedení mzdové agendy, za které odpovídají zkušení odborníci.
V praxi bývá tento postup označován též jako outsourcing mzdové agendy.
Co by měla obsahovat smlouva o vedení mzdové agendy
Smlouva o zpracování mzdové agendy patří mezi tzv. nepojmenované smlouvy, které nejsou zákonem výslovně upraveny. V mnoha ohledech má však blízko ke smlouvě o dílo.
Obsah konkrétní smlouvy o vedení mezd tak vždy záleží zejména na vůli stran a na obecných ustanoveních občanského zákoníku, určujících základní náležitosti smluv.
Obecně by smlouva o vedení mzdové agendy měla obsahovat:
- identifikaci smluvních stran (jméno, příjmení a adresa bydliště, resp. název, sídlo a IČO podnikatele),
- předmět smlouvy (tzn. vymezení zpracovávané mzdové a personální agendy),
- výši odměny,
- nastavení odpovědnosti stran,
- podmínky zpracování osobních údajů,
- dobu trvání smlouvy a podmínky jejího ukončení,
- datum, místo a podpis smluvních stran.
Z hlediska formy může být smlouva uzavřena ústně či písemně. S ohledem na právní jistotu a případné budoucí spory však důrazně doporučujeme písemnou formu.
Předmět smlouvy
Předmětem smlouvy může být jak samotná mzdová agenda, tak i personální agenda, která s ní úzce souvisí.
Záleží tedy jen na samotných stranách, jak si vzájemnou spolupráci nastaví.
Ve smlouvě je pak vhodné co nejpřesněji definovat jednotlivé činnosti v rámci vedení mzdové a personální agendy, aby se předešlo budoucím sporům.
Mzdová agenda pak zpravidla zahrnuje:
- mzdové účetnictví (zejm. výpočet mezd, jejich náhrad a povinných odvodů),
- zpracování mzdové dokumentace (např. mzdové listy, evidenční listy důchodového zabezpečení apod.),
- a další povinnosti zaměstnavatele při mzdách (např. povinná hlášení zdravotním pojišťovnám a ČSSZ).
Naproti tomu personální agenda se týká zejm.:
- přípravy pracovních smluv a pracovních dohod,
- příprava výpovědí a dohod o skončení pracovního poměru,
- přihlašování a odhlašování zaměstnanců na zdravotních pojišťovnách,
- vedení osobní evidence zaměstnanců.
Výše odměny za vedení mzdové agendy
Správa mezd je zpravidla vykonávána za úplatu a její výše záleží na dohodě stran.
Cena může být stanovena pevnou částkou (typicky paušálně), popř. může být ujednán jiný způsob výpočtu odměny (např. za jednotlivé úkony).
Nastavení odpovědnosti při vedení mzdové agendy
Smlouva o vedení mzdové agendy by neměla opomenout také problematiku odpovědnosti za škody vzniklé porušením povinností stran.
Přitom by smlouva měla především řešit situace, kdy může být odpovědnost sporná (např. mzdový účetní špatně vypočítá mzdu, protože mu byly dodány nesprávné podklady).
Vedle toho si k zajištění řádného a včasného plnění povinností ze smlouvy mohou strany ujednat i smluvní pokuty.
Podmínky zpracování osobních údajů při vedení mzdové agendy
Při vedení mzdové agendy dochází ke zpracovávání osobních údajů zaměstnanců (jejich jmen, adres, rodných čísel apod.), poskytnutých za tímto účelem zaměstnavatelem.
Podmínky nakládání s těmito údaji by tak měly být ve smlouvě taktéž upraveny, neuzavřou-li strany samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů.
V opačném případě se zaměstnavatel, jako správce osobních údajů, vystavuje hrozbě postihů v případě porušení povinností dle GDPR.
Doba trvání smlouvy a podmínky jejího ukončení
Strany by neměly zapomenout ani na určení, zda se smlouva o vedení mzdové agendy uzavírá na dobu určitou (např. 1 rok) či dobu neurčitou.
Je také vhodné předem upravit podmínky a způsob výpovědi smlouvy, popř. možnost od smlouvy odstoupit.
Smlouva o vedení mzdové agendy a smlouva o vedení účetnictví
V praxi bývá smlouva o vedení mzdové agendy často doplněná smlouvou o vedení účetnictví, popř. může být i její součástí.
Obě smlouvy k sobě mají velmi blízko a pro podnikatele představuje možnost spojit účetní, mzdovou a personální agendu do jedné smlouvy příležitost k úsporám.
Nejen pro podnikatele, ale především samotnou účetní je spojení celé účetní agendy do jedné smlouvy výhodné, a to zejména z hlediska specifikace rozsahu služeb. Za předpokladu, že jedna účetní vede veškerou agendu podnikatele, též klesá riziko možných nesrovnalostí či nedostatků v dokladech pro finanční úřad.
Poslední aktualizace: 1. listopadu 2024
